Druk w erze cyfrowej transformacji. Jak zmieni się jego rola?

87% przedsiębiorców uważa, że w ciągu najbliższych dwóch lat druk pozostanie ważny dla ich działalności, natomiast 64% wskazuje na jego dominującą rolę aż do 2025 roku . Digitalizacja jednak postępuje, a od 1 stycznia br. działy kadr w polskich firmach mogą przejść całkowicie na elektroniczne akta osobowe . Jak cyfryzacja zmieni druk?

 

Cyfrowe połączenie

Rosnące znaczenie big data czy korzystanie przez pracowników z urządzeń mobilnych wymusza rozwój firmowych systemów IT. Wprowadzając zmiany wiele organizacji nie uwzględnia jednak drukarek czy skanerów – w efekcie nie współpracują one ze sobą ani z pozostałymi urządzeniami.

– Brak kontroli nad drukiem i obiegiem informacji stwarza ryzyko wycieku lub kradzieży danych, obniża wydajność organizacji i dodatkowe koszty oraz stratę czasu, jaki pracownicy poświęcają na szukanie dokumentów. W dobie cyfryzacji konieczne staje się włączanie druku w szerszy proces zarządzania sprzętem, oprogramowaniem i IT firmy. Ułatwia to kontrolę systemu obiegu dokumentów i przepływ pracy, w efekcie zwiększając jej efektywność. Pozwala także w pełni korzystać z możliwości nowych technologii i dopasowywać je do ewoluujących potrzeb – wskazuje Marta Kudła, menedżer ds. rozwiązań biznesowych w firmie Konica Minolta. 

Skala ma znaczenie

W biurach samej Grupy BMW w 44 krajach zarządza się ponad 11 tys. urządzeń drukujących. Dzięki połączeniu wielofunkcyjnych drukarek z inteligentnym oprogramowaniem i rozwiązaniami Konica Minolta, firma znacznie obniżyła koszty, zminimalizowała emisję CO₂ i zwiększyła efektywność obiegu informacji na całym świecie. Różnicę odczuwa nie tylko przedsiębiorstwo, ale i środowisko.

Druk wspierany digitalizacją

Łączenie papierowych i cyfrowych procesów przetwarzania dokumentów umożliwiają usługi zarządzania drukiem (ang. Managed Print Services, MPS). Poza sprzętem i jego serwisowaniem, obejmują także śledzenie sposobu korzystania z floty drukarek, faksów, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz integrowanie ich z systemami IT, rozwiązaniami z zakresu cyberbezpieczeństwa czy procesami przepływu pracy. Już niemal co czwarty przedsiębiorca (23%) uważa, że usługi MPS odgrywają bardzo ważną rolę w transformacji cyfrowej, a ponad połowa (54%) oczekuje, że stanie się tak w ciągu dwóch lat[1].

– Wdrożenie usług zarządzania drukiem pomaga uprościć i zoptymalizować obieg dokumentów cyfrowych oraz drukowanych dzięki integracji środowisk druku i IT. Wdrażanie sprzętu i oprogramowania jest uzupełniane doradztwem w zakresie zarządzania procesami całej organizacji. Model “pay-as-you-use”, czyli opłat według faktycznego korzystania z usługi, zapewnia stabilność finansową i redukuje ponoszone przez firmę koszty – podsumowuje Marta Kudła.

[1] Quocirca “Managed Print Services Landscape 2018”,